직장인을 위한 AI 활용 가이드 : ChatGPT로 업무 자동화하는 방법

1. 왜 ChatGPT를 써야할까요?  

최근 AI 기술이 급격히 발전하면서, 회사에서도 ChatGPT를 활용하여 업무 효율성을 높이고 '일잘러(일잘하는사람)'이 될 수 있는 다양한 방법들이 등장하고 있습니다. 특히 반복적인 업무를 자동화하면 시간까지 절약할 수 있는데요. 오늘은 ChatGPT를 활용하여 업무 자동화를 실현하는 기초적인 방법을 알려드리겠습니다. 

 

2. ChatGPT를 쓰면 무엇이 좋을까요?

1. 이메일 작성, 문서 요약, 보고서 초안 작성 등 반복적인 업무를 빠르게 처리하여 시간을 절약할 수 있다.
2. 불필요한 작업은 줄이고, 창의적인 업무에 집중할 수 있다.
3. 데이터를 분석하고 일관된 문서를 생성하여 휴먼에러(실수)를 줄일 수 있다. 
4. 프로그래밍 없이도 간단한 프롬프트 입력만으로 다양한 작업을 수행할 수 있습니다.

그렇다면 실무를 할 때, 어떻게 ChatGPT를 활용할 수 있을까요?

 

3. ChatGPT를 적용할 수 있는 업무는 무엇일까요? 

1) 이메일 작성 및 자동 응답

활용 TIP 

• 이메일 초안을 생성하여 보다 빠르고 효과적으로 작성 
• 자동 응답 템플릿을 설정하여 자주 사용하는 이메일을 빠르게 전송

프롬프트 예시

다음 내용을 포함하여 고객 문의에 대한 이메일을 작성해 주세요. 
- 제품 정보 문의에 대한 답변 목적의 이메일
- 24시간 이내 응답할 예정
- 친절하고 정중한 어조로 작성 

2) 회의록 작성 및 요약

활용 TIP 

• 회의 내용을 ChatGPT에 입력하면 핵심 요약이 자동 생성
• 미팅 후 주요 결론과 액션 아이템을 정리하여 팀에 공유 및 기록 

프롬프트 예시

다음 회의 내용을 2,000자 내외로 정리해 주세요. 
- 공간 기획 목적 
- 기획 전체 컨셉 및 포지셔닝
- 레퍼런스 스터디 요약 

3) 데이터 분석 및 보고서 작성

활용 TIP 

• 엑셀 데이터 분석 및 패턴 인식 기능을 활용해 보고서 자동 작성 
• 주어진 데이터 기반으로 인사이트 도출 및 의사결정에 활용

프롬프트 예시

상반기 매출 데이터를 분석하여 매출 증가 요인을 설명하는 보고서를 작성해 주세요. 
- 1월 매출: 380,013,000원
- 2월 매출: 29,510,500원
- 3월 매출: 725,000,000원 

4) 일정 관리 및 업무 우선순위 정리

활용 TIP 

• 오늘의 업무 목록을 입력 후, 우선순위를 정하고 효율적인 일정을 계획
• 일정을 요약하여 하루 업무를 한눈에 파악 

프롬프트 예시

다음 일정의 우선순위를 정리하고, 중요도에 따라 일정 조정이 필요한 경우 조언해 주세요. 
- 10:30 AM: 팀 주간보고 미팅 (매주 1회) 
- 2:00 PM: 클라이언트 계약 미팅 
- 4:00 PM: 보고서 마감 (임원진 의사 결정용) 

5) 문서 작성 및 번역

활용 TIP 

• 비즈니스 문서(보고서, 프레젠테이션 스크립트 외)를 초안 형태로 빠르게 생성
• 영어, 일본어, 중국어 등 다국어 번역을 수행하여 해외 업무에 활용

프롬프트 예시

영업 전략 보고서를 작성해 주세요. 포함해야 할 내용은 아래와 같습니다. 
1. 시장 분석 및 경쟁사 분석 
2. 타겟 분석 
3. 영업 전략 및 실행 방안 

4. ChatGPT를 활용한 자동화 도구와 연동하는 방법

ChatGPT를 더욱 효율적으로 활용하려면 다른 도구들과의 연동도 매우 중요합니다.

1) Notion

• ChatGPT를 활용하여 Notion의 작업 목록을 자동으로 업데이트하고 요약합니다. 

2)Zapier

• Zapier를 활용하면 ChatGPT와 Google Sheets, Slack, Trello 등의 다양한 업무 도구와 연동 가능합니다. 
• 예시: 이메일을 자동으로 요약 후 Slack으로 보내는 작업을 자동화할 수 있습니다. 

3)Google Docs 및 Excel 

• 문서를 자동으로 생성하고 업데이트하여 협업에 사용합니다. 
• ChatGPT API를 활용하면 데이터 분석 결과를 자동으로 문서화할 수 있습니다.

5. ChatGPT 업무 자동화 시 주의할 점

ChatGPT를 업무에 활용할 때 몇 가지 주의할 점 

1. 회사의 대외비 데이터는 절대로 입력하지 않습니다. 
2. ChatGPT가 생성한 내용이 정확한지 반드시 검토해야 합니다.
3. ChatGPT와도 협업하듯이, 원하는 결과를 얻기 위해 프롬프트를 구체적으로 작성하는 것이 중요합니다. 

 

6.  ChatGPT는 직장인을 돕는 강력한 업무 툴

 

ChatGPT는 직장인들의 시간을 절약하고, 업무 효율성을 높이는 강력한 업무 툴로 활용될 수 있습니다.

일잘러가 되기 위해 ChatCPT를 사용하는 것은 이제 필수입니다. 이메일 작성, 회의록 요약, 보고서 생성, 일정 관리 등 다양한 분야에서 AI의 도움을 받을 수 있습니다. 구체적이고 독창적인 결과값을 얻기 위해 적절한 프롬프트를 활용하고, 기존 업무 도구와 연동하면 더욱 강력한 자동화 시스템을 구축할 수 있습니다. 생각보다 어렵지 않습니다. 지금 바로 ChatGPT를 업무에 적용하여 우리 팀의 일잘러(일 잘하는 사람)이자, 에이스로 거듭나시기를 바랍니다.